245 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:

  • 1) прием (доставку) корреспонденции;
  • 2) первичную обработку;
  • 3) предварительное рассмотрение;
  • 4) регистрацию;
  • 5) рассмотрение руководством предприятия;
  • 6) передачу исполнителям;
  • 7) исполнение документа;
  • 8) возврат на постоянное хранение.

Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи. С помощью фельдъегерской (курьерской) связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с проставлением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству и по его результатам на исполнение соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) организации.

Текст телефонограммы принимается (записывается получателем — как правило, дежурным сотрудником секретариата) на специальном бланке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована. Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты принимаются дежурным сотрудником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информации.

При приеме особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции. Принятые документы укладываются в портфель (сумку, мешок и пр.).

Первичная обработка принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп («Входящий №»). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предназначены.

Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предварительно рассматриваются в службе ДОУ. После предварительного рассмотрения они передаются на последующее рассмотрение руководителю предприятия или соответствующему должностному лицу (структурному подразделению) для принятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).

Передача документов на последующее рассмотрение должна осуществляться, как правило, в день их поступления на предприятие. Рассмотрение руководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководителем управленческого решения. Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указанным в резолюции. Предварительно содержание резолюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контролю, ставится соответствующая отметка («На контроль», «К» и т. п.). Должностные лица или начальники (ответственные исполнители) структурных подразделений оповещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение.

Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в журнале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа. Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно (в последнем случае копировально-множительным бюро службы ДОУ изготавливается необходимое число копий). Подлинник документа передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым).

Исполнение документа производится соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и характера документа. Исполненный документ с соответствующей отметкой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Вместе с документом в дело помешаются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и пр.). Движение исходящих документов отображается в оперограмме (приложение 3).

Технология работы с входящими документами

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Входящие документы – это документы, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

Например, законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности; докладные записки, акты, договоры, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

прием и первичную обработку документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

рассмотрение документов руководством;

передачу на исполнение.

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой ДОУ, в небольших – секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах в структуре службы ДОУ) создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов – экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю.

Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установит дату отправления или получения документа и адрес отправителя. Тогда конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Регистрация входящих документовсостоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Отметка про­ставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевате­лем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем до­кументы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную фор­му, установленную в организации (журнал, карточка, электронная кар­точка).

Читать еще:  Какой автомобиль выбрать подержанный или новый

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т. е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть пе­редан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмот­рения его руководством.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Работа с входящими документами

Автор: Пластинина Н.В.

Первичная обработка (сортировка) документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (. ) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

какое-либо вложение в конверте отсутствует;

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Инспектор по кадрам

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

Несколько важных моментов:

Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

Читать еще:  Сцепное устройство для легкового прицепа своими руками

Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Поздравительные телеграммы, письма.

Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Этап III : Регистрация корреспонденции.

Регистрацию ведет секретарь/делопроизводитель/служба ДОУ.

Номер и дата регистрации указываются дважды:

– на самом отправлении;

– в журнале в виде записи.

На письме/отправлении

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается:

– наименование подразделения, зарегистрировавшего документ/наименование организации (часто вообще отсутствует);

– при необходимости – количество листов основного документа и приложения.

Пример размещения и указания штампа в структуре документа:

На отправлениях, которые адресованы кому-либо лично и потому не вскрываются секретарем/делопроизводителем, штамп входящего документа ставится прямо на конверте.

Регистрация в журнале

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку – секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

Способ № 1. Журнальный. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству. Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:

1) номер по порядку;

2) номер входящий (регистрационный);

3) дата регистрации;

4) номер и дата исходящий (на самом документе был указан корреспондентом);

5) отправитель – корреспондент (от кого документ?);

6) краткое содержание (о чем документ?);

7) кому направлен на исполнение (ФИО исполнителя);

Пример обычной (сокращенной) формы журнала:

Журнал регистрации входящих документов

Порядок работы с входящими документами в Компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «ДИН» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

— время отправки и получения документа;

— при поступлении личныхили доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Читать еще:  КПД двигателя бензиновый дизельный

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходяиз оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [63].

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет ОперацииОбщий отделРуко-водст-во Ком-паниейСекретари структурных подразделенийРуководство структрур-ных подразделе-нийИспол-нители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразд-нием
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

— движение документов, поступающих на имя Генерального директора

— движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

— движение нерегистрируемых документов

Порядок работы с документами

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота — прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся

входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций
исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы
внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы

Схема работы с входящими документами

Схема работы с исходящими документами

Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение — экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату
Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю
Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения
Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.

Регистрация

Стандарт Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяетрегистрацию как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Пока документ не зарегистрирован и не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Каждый документ должен регистрироваться один раз.

Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации. Вся дальнейшая работа с документами, а именно:

учет
контроль за сроками исполнения
информационно-справочная работа

проводится в дальнейшем с помощью информационно-поисковой системы.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Она проводится для того, чтобы можно было в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Работа с входящими документами происходит по следующей схеме.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector